Jazmín Castro es la creadora de Glean, un método basado en organizar y estandarizar herramientas digitales. ¿La Marie Kondo virtual? ¡Enterate de qué se trata el método Glean y por qué es tan importante que nuestras empresas se suban a la nube y dejen atrás los papeles!

¿Qué es Glean?

Es un método para organizar y estandarizar herramientas digitales de trabajo. Aplicando Glean desde la tecnología se pueden mejorar las formas de trabajar, la comunicación entre los miembros de un equipo y los tiempos. A mí me gusta decir que es un método para recoger la siembra de lo realizado y aprendido en cada equipo, mudándose a la manera de trabajar del siglo 21.

¿En qué te ayuda ser ordenado digitalmente?

Al estandarizar ahorrás tiempos, molestias y trabajos que nadie quiere hacer. Dejás de perder el tiempo, encontrás la información que necesitás más fácilmente e innovás en el mercado. Si hay rotación rápida de personal en los equipos, estandarizar procesos ayuda mucho a que la adaptación sea más rápida y efectiva. Es importante poder darse el tiempo para todo esto, si no los problemas urgentes terminan tapando todo lo demás. Si somos constantemente bomberos, ¿cuándo vamos a poder mejorar nuestros procesos?

¿Cómo llegaste a crear este método?

Trabajé más de 5 años en el rubro de autopartes, en una multinacional en la cual había un montón de auditorias ISO, normas etc. Ahí fue donde aprendí a auditar. Después me fui un año de viaje, trabajé en recepciones de hostels en España y Brasil y me encontré con que sus procesos también necesitaban orden. Empecé a organizar la recepción, ofreciéndole al dueño de cada hostel estandarizar sus procesos para que los voluntarios que llegan todos los meses pudieran trabajar cómodos, sin quemar el negocio por dar mal información. Trabajé en la información turística, el uso de software, cómo hacer para tener todo accesible en el celular para mayor comodidad. Todo eso fue desembocando en lo que hoy es Glean.

¿Cómo aplicaste Glean en La Maquinita?

En abril del año pasado hicimos la estandarización y el disco de gestión en Google Drive con las 8 franquicias que tenían hasta el momento. También trabajamos en los inicios de personal en las nuevas Maquis, para estandarizar y mejorar esos procesos de “onboarding”, teniendo en cuenta todo lo que fueron aprendiendo y las cosas que deberían tener en cuenta para que no se les pase información.

¿Qué es la filosofía Lean de Toyota?

Es una implementación que se hace en Toyota desde el año 47. Se basa en la idea de la mejora continua, y habla de implementar las 5 S (por sus siglas en japonés: seleccionar, organizar, limpiar, estandarizar y disciplina). El creador de esta filosofía dice que hay que dedicar un 80% a trabajar y un 20% a ver como mejorar ese 80, y yo estoy de acuerdo. Las 5 S son la base de Glean, son el camino hacia comenzar una mejora.

¿Se necesita alguna herramienta paga para aplicar Glean?

No necesariamente. En general trabajamos con las herramientas de Google, y puede aplicarse Glean con cualquiera otra. Estandarizar las herramientas de Google ya es un montón, se puede trabajar sobre los contactos, el mail, Drive, la página web, las redes sociales… Centralizar la información para que esté a mano y sea comprensible. Esta es una tarea que a la mayoría de las empresas les falta.  La tecnología cambió muchísimo en los últimos años, las nuevas empresas y startups lo saben y están adaptadas. Pero hay empresas que siguen cargando sus datos en un Excel fuera de la nube, o anotando en un cuaderno cuánto ganan en el día. ¡Los contadores se vuelven locos! La idea de Glean es trabajar mejor con lo que ya tenemos, comunicándonos mejor. No hace falta invertir en tecnología para esto, sólo es necesario tener ganas de hacerlo.

¿Trabajás sólo para empresas o también con particulares?

Ambos, me encanta trabajar con particulares. Es muy divertido porque vamos registrando todos los procesos de pensamiento de cada persona, adaptando las herramientas y estandarizándolas para encontrar un orden a su medida.

¿Podríamos decir que sos una especie de Marie Kondo virtual?

En algunos puntos podría ser, estamos basadas las dos en las 5S. Ella lo aplica en casas, y yo en la organización de equipos. La gran diferencia para mí es que Marie Kondo se basa en no aferrarse a las cosas, desapegarse, mientras que lo mío se trata de comprender las nuevas tecnologías y aplicar los conocimientos que conllevan para organizar y estandarizar lo que tenemos. La idea no es tirar, sino aprovechar todo lo que tenés, ordenar la información que anda dando vueltas en las computadoras de la empresa. Como la información digital es intangible, con suscribirse a GSuite Business o pagando dos dólares al mes para ampliar la memoria de Drive a 100gb ya alcanza para tener toda la información importante en la nube digitalizada y olvidarse de los papeles.

Si querés aplicar Método Glean en tu vida o empresa podés escribir un mail a Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla..

¡Gracias Jazmín por formar parte de la comunidad de La Maquinita Co!